V letošním roce Oddělení správy knihovních systémů v KNAV zavedlo v integrovaném knihovnickém systému ALEPH 500 nový modul akvizice, který doplňuje již fungující moduly katalogizace a výpůjčky. V modulu akvizice probíhají objednávky všech typů dokumentů, registrují se zde došlé jednotky a je využívána urgenční agenda. Modul také umožňuje evidovat roční rozpočty a faktury, což se ale v KNAV realizuje v rámci jiného systému Verso, nikoliv v modulu akvizice.
Akviziční proces začíná kontrolou, zda se objednávaný dokument nevyskytuje v bázi, aby nedocházelo k duplicitní akvizici. Pro dokument, který je objednáván, je v modulu katalogizace vytvořen minimální katalogizační záznam. Po přepnutí do modulu akvizice se na záznam vytvoří objednávka. Číslo objednávky je vytvářeno automaticky včetně různých prefixů pro monografické a seriálové objednávky. Ke každé objednávce se připojí záznam dodavatele, ve kterém je již přednastaveno, jakým způsobem má být dodavatel kontaktován, jeho kontaktní údaje, jazyk komunikace, měna apod. Objednávka má různé statusy, podle kterých je možné určit, zda je připravena k odeslání, odeslána, stornována, uzavřena apod. Do objednávky se uvádí, které oddělení dokument objednává, způsob nabytí dokumentu, druh a formát dokumentu, dílčí knihovna, počet exemplářů, popř. cena. Dále se může do systému zanést, kdy se má pro případně nedodanou publikaci vytvořit urgence. Záznam jednotky se vytváří buď přímo při objednávání publikace či při konečné katalogizaci, až když dokument dorazí do knihovny.
Obr. 1: Modul akvizice – objednávka (pro zvětšení na obrázek klikněte)
V objednávce je k dispozici pole poznámka, která se později objeví při zaevidování dodání dokumentu. Této poznámky lze využít k různým účelům, např. pro zaznamenání budoucího umístění publikace v knihovně nebo osoby, která si knihu objednala. KNAV pomocí této poznámky sleduje i objednávání dílových publikací.
Objednávky lze posílat e-mailem či poštou a je možné je odeslat jednotlivě či poslat hromadně seznam objednávek vždy jednomu dodavateli. V případě potřeby je možné využít objednávání mimo Aleph, které se pouze zanese do systému bez vytvoření objednávkových dopisů. Objednávky mají různé statusy, podle kterých se pozná, v jaké fázi se objednávka nachází např. „připraveno k odeslání“, „odesláno“, „zrušeno“, „zpožděno“.
U seriálů se kromě objednávky vytváří i předplatné a parametry pro vydávání. Systém může registrovat více předplatných pro jeden seriál. Parametry vydávání jsou určeny periodicitou časopisu, kterou lze vybrat buď ze šablony nebo je možné ji nastavit ručně. Po zadání parametrů se vygenerují jednotlivá čísla seriálu na celé předplatné období. Jednotlivá čísla jsou zaevidována podle toho, jak přichází do knihovny. Čísla, která ještě nebyla dodána, mají u své jednotky datum jejich očekávání. Čísla lze v systému vázat např. do ročníků.
Obr. 2: Modul akvizice – evidence dodání čísel časopisů (pro zvětšení na obrázek klikněte)
V modulu akvizice byl vytvořen seznam všech dodavatelů, u kterých objednává KNAV své publikace. Tyto záznamy jsou strukturovány ve dvou úrovních. Obecný záznam dodavatele je pro všechny a je výlučně spravován akviziční pracovnicí KNAV. K němu se vytváří podřízený záznam, pro každý ústav zvlášť, protože potřebné údaje se mohou lišit. Seznam dodavatelů je průběžně aktualizován.
V objednávkovém logu se zaznamenávají veškeré aktivity týkající se objednávek, dodávek a fakturace, a lze je tedy sledovat podle času aktivity a osoby, která danou aktivitu provedla.
Pokud není dokument dodán v určeném čase, je možné přes systém urgovat objednávku u dodavatele. Ze systému lze generovat seznam objednávek, které jsou připraveny k urgenci, popř. vytvořit urgenční dopisy pro jednotlivé dodavatele. Urgence je možné řešit i jinými způsoby mimo systém s tím, že se informace o urgenci pouze zanese do záznamu objednávky.
Ke snadnější orientaci v objednávkách slouží rejstřík objednávek. Zde lze vyhledávat podle různých kritérií, jako jsou čísla objednávek, dílčí knihovna, objednávkové skupiny, název titulu apod.
Ze systému je možné vytvářet statistiky objednávek, které byly otevřeny v zadaném období a které byly následně odeslány dodavateli. Systém sčítá všechny takové objednávky, ať už jsou stále otevřené nebo zda objednané dokumenty již byly dodány nebo byla objednávka stornována. Systém vytváří i statistiku dodání čísel seriálů podle jednotlivých dílčích knihoven a pomáhá vyhledat tituly seriálů, pro které byla ve specifikovaném čase dodána čísla.
O modul akvizice projevilo zájem již osm ústavů AV ČR, pro které nyní připravujeme školení a nastavujeme pro ně jednotlivé funkce. Za modul akvizice nebudou ústavy platit nic navíc, bude poskytován v rámci poplatků, které za provoz Alephu již platí.
Prezentace k modulu akvizice, které jsme vytvořili, jsou k dispozici na webových stránkách naší podpory.